Als een collega even van zijn of haar plek is en er wordt gebeld, neem jij de telefoon voor je collega op.
De beller verwacht misschien jouw collega aan de telefoon te krijgen, of wil informatie over een onderwerp waar je collega alles van af weet. Maak daarom direct duidelijk dat je het toestel van je collega opneemt. De meldtekst is:
meldtekst
pro-actief
telefoonnotitie
meldtekst
- Goedemorgen / goedemiddag
- Gemeente Groningen
- [de dienst]
- Toestel [naam collega]
- U spreekt met [je voor- en achternaam]
"Goedemiddag, gemeente Groningen, dienst DIA, toestel Kees-Jan Vos, u spreekt met Jan Bos."
pro-actief
Bekijk eerst of je zelf het telefoontje kan afhandelen. Is dat niet mogelijk, bied dan aan dat je collega binnen een werkdag terugbelt.
telefoonnotitie
Maak een telefoonnotitie voor je collega in Groupwise:
bestand > nieuw > telefoonnotitie
Vul alle gevraagde gegevens in:
- de naam van je collega
- de naam van de beller
- eventueel de organisatie waar de beller werkzaam is
- het (rechtstreekse) telefoonnummer
- de afgesproken vervolgstap
In het vrije vak eronder kun je eventueel de datum of het tijdstip noteren waarop je collega moet terugbellen of het onderwerp waarover de beller je collega wil spreken.
Als je een notitie stuurt naar een collega die langer dan één dag afwezig is, laat de beller dit dan weten.
