Een brief, nota of e-mail schrijven doe je met een reden. Je hebt een doel dat je wilt bereiken, en een persoon of groep personen voor ogen. Begin daarom niet zomaar met schrijven. Stel jezelf drie vragen voordat je een letter op papier zet:
Wie is mijn lezer?
Je wilt natuurlijk dat de lezer je tekst begrijpt. Maar wie is die lezer? Het antwoord op die vraag is van groot belang voor de woordkeus en manier waarop je schrijft.
In een e-mail naar een gemeenteraadslid kun je andere woorden gebruiken dan in een webtekst voor schooljeugd. Een brief naar een weduwe van 90 is iets heel anders dan eentje naar een welzijnsinstelling. En in een folder voor immigranten zul je je anders uitdrukken dan in een brochure voor toekomstige gebruikers van een bedrijventerrein.
Wie je lezer is, bepaalt je taalgebruik.
Uit onderzoek van BureauTaal is gebleken dat zo'n 80% van de overheidsteksten wordt geschreven op een niveau dat 60% van de mensen niet (meer) begrijpt. De algemene regel is dan ook: schrijf zo concreet mogelijk en gebruik ‘gewone’ taal. Dat wil niet meteen zeggen dat je de ‘Jip-en-Janneke’ stijl moet hanteren. Meer over hoe je je tekst leesbaar maakt, kun je vinden onder Stijl -> Taalgebruik.
Wat wil ik met mijn tekst bereiken?
Je schrijft natuurlijk niet zomaar een brief of nota; je hebt een doel dat je wilt bereiken. Wil je je lezer op de hoogte stellen? Zo ja, wat moet hij dan precies weten? Of wil je dat de lezer iets doet? Reageren, bijvoorbeeld. Moet hij dan bellen? Een brief sturen? Betalen?
Het antwoord op deze vragen kan je helpen je tekst begrijpelijk op te stellen. Verplaats je hierbij in de lezer en bedenk wat hij moet weten/doen. Ook hier geldt de algemene regel: wees zo concreet mogelijk en gebruik begrijpelijke taal. Lees ook De lezer centraal.
Welke vragen heeft mijn lezer?
Bedenk welke vragen je lezer heeft over het onderwerp voordat je met schrijven begint. In je brief of nota geef je vervolgens antwoord op deze vragen. Lees ook De lezer centraal.
