Richtlijnen
Lettertype
Onderwerp
Aanhef
Kern van je boodschap
De ondertekening en elektronische handtekening
Schrijfstijl
We sturen steeds vaker een e-mail naar burgers in plaats van een brief. Een e-mail is een meer informele manier om met mensen te corresponderen.
Richtlijnen
Voor het gebruik van e-mail in plaats van een brief gelden de volgende richtlijnen:
- Officiële, van het gemeentebestuur uitgaande brieven mogen niet per e-mail verzonden worden;
- Zorg er ook voor dat je niet ongewild een verplichting aangaat;
- Neem in alle berichten die betrekking hebben op mogelijke transacties, een standaardzin op over de algemene inkoopvoorwaarden;
- En denk aan de overige juridische risico’s;
- In sommige gevallen moet een e-mail ter archivering aan DIV worden aangeboden; informeer hiernaar als je twijfelt.
Lees ook het privacyreglement voor e-mail en internetgebruik. Je vindt dit op Gé-Net, onder Personeel » Rechtspositie » Verordeningen, reglementen en circulaires » Privacyreglement e-mail- en internetgebruik.
Lettertype
Voor e-mails hanteert de gemeente Groningen als letter de Verdana, grootte 10.
Tip: typ het adres pas als laatste in, zodat je het bericht niet per ongeluk al verzendt voordat je het nog eens nagelezen hebt.
Onderwerp
Zorg voor een duidelijke onderwerpregel.
Dus niet:
Bijeenkomst raadsleden
Maar:
Verslag bijeenkomst raadsleden 22 mei 2010
Aanhef
Wen jezelf eraan altijd een aanhef boven de e-mail te zetten. Voor collega’s mag dat natuurlijk informeel zijn: 'Beste Jan,'. Voor andere lezers houd je de formele aanhef aan. Dan gelden dezelfde regels als bij brieven.
Kern van je boodschap
Zet de kern van de boodschap in de eerste alinea. Anders loop je bij een wat langere e-mail het gevaar dat de ontvanger van je bericht de clou mist, omdat hij of zij moet scrollen.
Geef je lezer houvast met een duidelijke structuur. Hanteer de structuur die ook voor brieven geldt:
- Inleidende alinea met de kernboodschap
- Middenstuk met de toelichting
- Slotalinea met een lezersreactie
De ondertekening en elektronische handtekening
E-mail sluiten we af met 'Met vriendelijke groet,'. Daaronder zet je je elektronische handtekening met functie of afdeling en contactgegevens zoals adres en telefoonnummers.
Zo dus:
Met vriendelijke groet,
Jan de Jong, communicatieadviseur
Afdeling Concerncommunicatie,
Bestuursdienst Gemeente Groningen
Waagstraat 1 / Postbus 20.001
9700 PB GRONINGEN
(050) 367 00 11
06 - 51 50 00 11
jan.de.jong@groningen.nl
Een e-mail aan een collega kun je afsluiten zoals je wilt.
Wil je weten hoe je een e-mail handtekening moet instellen? Dat lees je op Gé-Net, onder Naslag » Computerhulp » Instructies computerprogramma's » GroupWise » Instructies Groupwise 6.5 » Handtekening of disclaimer automatisch toevoegen.
Schrijfstijl
Meer nog dan voor een brief geldt voor e-mail de regel: houd het kort en bondig. Dat neemt niet weg dat het geheel wel verzorgd en correct moet zijn. Lees meer over taalgebruik en zinsbouw.
