Je kunt een brief niet zomaar eindigen: er hoort altijd een slotzin te staan. Na de slotzin komt één witregel.
Net als bij de openingszin gelden voor de slotzin vaste formules. Het is verstandig om bereikbaarheidsgegevens in de slotzin te zetten.
Als u nog vragen hebt, kunt u contact opnemen met de heer (mevrouw) J. Jansen, telefoon (050) 367 80 44.
Zo bied je extra service: de burger hoeft geen telefoonnummer op te zoeken en hoeft ook niet te wachten totdat hij wordt doorverbonden. Ook al staat het nummer bovenaan de brief, herhaal het hier toch nog even. Je kunt deze slotzin natuurlijk nog uitbreiden door dagen en tijden te noemen.
Als jijzelf de contactpersoon bent, schrijf dan niet:
Indien u nog vragen hebt kunt u zich wenden tot ondergetekende.
Maar:
Als u nog vragen hebt kunt u met mij contact opnemen.
Het kan natuurlijk ook zijn dat je iets van de lezer verwacht. Eindig dan niet met een vage zin als:
Het ingevulde formulier zie ik graag per omgaande tegemoet.
Beter is:
Als u het formulier voor 30 augustus terugstuurt, zorgen wij ervoor dat…
Soms moet je zelf stappen nemen.
Over een dag of tien neem ik contact met u op om deze kwestie nog even met u door te nemen.
Afhankelijk van de inhoud van je brief kunt je ook op een aardige, meelevende manier eindigen.
- Ik wens u veel plezier tijdens de braderie.
- Veel succes met de collecte.
- Wij gaan ervan uit dat de kerstactie een succes wordt en wensen u alvast prettige feestdagen.
Lees ook: De lezer centraal en Taalgebruik
Bezwaarclausule
Sommige van de brieven die we versturen, bevatten een besluit waartegen bezwaar mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan vergunningen, subsidies en weigeringen daarvan. Om te voorkomen dat burgers die dat niet weten hun rechtsmiddelen verliezen is het verplicht om onder een 'appellabel besluit' een zogenaamde bezwaarclausule te plaatsen. De meeste van deze brieven worden verstuurd door de juridische afdelingen. Daar weten ze precies welke bezwaarclausule ze voor elke brief moeten gebruiken.
