Ondertekening

Algemeen
Brieven namens het college
Brieven ondertekend door burgemeester en wethouders (de collegebrief)
Brieven ondertekend door de burgemeester
Automatisch gemaakte brieven
Kopie naar derden

Algemeen

De gemeente Groningen wil de afstand tot de burgers verkleinen en zet daarom in principe onderaan de brief 'Met vriendelijke groet,'. In uitzonderlijke gevallen is dat geen passend slot, bijvoorbeeld voor een heel formele brief of als de relatie met de lezer verstoord is. In die gevallen is de afsluiting 'Hoogachtend,' beter.

Wij ondertekenen zonder 'de heer' of 'mevrouw' voor de naam (en met een spatie tussen de voorletters). De ondertekenaar mag desgewenst zijn of haar voornaam tussen haakjes erbij zetten. Indien gewenst, mag de ondertekenaar ook zijn of haar (academische) titels toevoegen.

Bijvoorbeeld:

W. T. Houder of W. T. (Wim) Houder
dr. B. G. (Bert) Meester

Brieven namens het college

Wij versturen veel brieven namens het college van burgemeester en wethouders. Dit kan in mandaat en ondermandaat gebeuren. In mandaat tekent altijd de concerndirecteur, die door het college aangewezen is om over dit onderwerp te beslissen. In ondermandaat tekent de medewerker die door de concerndirecteur aangewezen is in het ondermandaatbesluit.

De mandaatbesluiten kun je vinden op Gé-Net onder Naslag -> Juridisch Kenniscentrum Algemeen.

Hieronder tref je voor beide mogelijkheden de juiste formulering aan:

In mandaat

1. 'burgemeester en wethouders van Groningen'
2. 'namens hen' staat hier direct onder.
3. Dan volgen vier witregels.
4. Daaronder de naam van de concerndirecteur die de brief tekent.
5. Direct daaronder 'concerndirecteur Groningen'.

Dus

Met vriendelijke groet,
burgemeester en wethouders van Groningen,
namens hen,




[NAAM CONCERNDIRECTEUR],
concerndirecteur Groningen

NB In geval de gemeentesecretaris de brief ondertekent, wordt de functienaam 'concerndirecteur' vervangen door 'gemeentesecretaris'.

In ondermandaat

1. 'burgemeester en wethouders van Groningen'
2. Direct daaronder komt: 'namens hen, concerndirecteur Groningen,'
   
3. 'namens deze' staat hier direct onder.
4. Dan volgen vier witregels.
5. Daaronder de naam van de ondergemandateerde die de brief tekent.
6. Direct daaronder de functie en afdeling van de ondertekenaar.

Dus

Met vriendelijke groet,
burgemeester en wethouders van Groningen,
namens hen, concerndirecteur Groningen,
namens deze,




[NAAM ondergemandateerde/afdelingshoofd],
[FUNCTIE EN AFDELING]

Brieven ondertekend door burgemeester en wethouders (de collegebrief)

Er zijn ook brieven die burgemeester en wethouders zelf ondertekenen. Daarvoor gelden de volgende regels:

1. Onder de slotformule (dus géén witregels!) zet je direct 'burgemeester en wethouders van Groningen'.
2. Daaronder zet je vier witregels
   
3. Vervolgens typ je 'de burgemeester' en bij tab 9 'de secretaris'.
4. Daaronder de namen van de burgemeester en de secretaris.

Dus

Met vriendelijke groet,
burgemeester en wethouders van Groningen,

 

 

 

de burgemeester                                 de secretaris
dr. B. G. (Bert) Meester                        drs. G. S. (Geert) Dijk

Brieven ondertekend door de burgemeester

In sommige gevallen gaat een brief niet uit van het college, maar van alleen de burgemeester (bijvoorbeeld als het om openbare orde gaat, of als er een privaatrechtelijke overeenkomst gesloten wordt). Daarvoor gelden de volgende regels:

1. Met vriendelijke groet,
   
2. Daaronder vier witregels.
3. Tot slot komt daar te staan: 'dr. B.G. (Bert) Meester,
4. Direct daaronder: burgemeester'

Dus

Met vriendelijke groet,




dr. B. G. (Bert) Meester,
burgemeester van Groningen

Automatisch gemaakte brieven

Soms wordt een brief automatisch gemaakt door een computersysteem. Dan kan het zijn dat er geen 'echte' handtekening onder kan komen. We melden dit in de brief met de volgende zin:

"Deze brief is automatisch aangemaakt en daarom niet ondertekend."

Je zet deze zin ónder de ondertekening, in een kleinere letter. Voor de ondertekening zelf gelden de gewone regels. Inclusief de vier witregels tussen 'namens deze,' en de naam van de ondertekenaar.

Dat ziet er zo uit:

Met vriendelijke groet,
burgemeester en wethouders van Groningen,
namens hen, concerndirecteur Groningen,
namens deze,




[NAAM ondergemandateerde/afdelingshoofd],
[FUNCTIE EN AFDELING]

Deze brief is automatisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.

Kopie naar derden

Als er een kopie van je brief naar derden gaat vermeld je dit onder aan je brief. Zet een paar regels onder de namen het woord 'kopie' en vermeld daarachter de namen van de personen die de brief ook krijgen.

NB Gebruik niet meer de afkorting c.c. Die is inmiddels ook wat gedateerd.