Een goed begin…
De eerste alinea
Een brief is opgebouwd uit ten minste drie alinea’s (het kop-romp-staartprincipe): een begin, een middenstuk en een slot.
Een goed begin…
Mensen lezen niet graag brieven. De kunst is dus om ze met een goede opening zo ver te krijgen dat ze doorlezen. Een persoonlijke openingszin die niet te formeel en ambtelijk klinkt, komt prettig over. Zo’n begin zorgt er ook voor dat de rest van je brief minder formeel klinkt.
Suggesties voor het begin van je brief
Negen van de tien keer kun je een brief beginnen met een datum.
Voorbeeld:
- Op 3 februari schreef u ons een brief waarin u toestemming vraagt voor het plaatsen van een dakkapel.
- Op 8 april vroeg u ons telefonisch informatie over…
Natuurlijk kun je ook een tijdsbepaling gebruiken. Doe dit alleen als je de datum niet meer kunt achterhalen.
Voorbeeld:
- Enige tijd geleden…
- Begin vorig jaar…
Andere mogelijkheden voor een eerste zin die uitnodigt tot verder lezen zijn bijvoorbeeld:
- Tijdens ons gesprek van…
- In uw brief van…
Woorden als 'graag' of 'met plezier/genoegen' doen het ook altijd goed.
- Graag nodigen wij u uit voor ons inloopspreekuur…
- Met plezier delen wij u mee dat wij u toestemming verlenen voor…
De eerste alinea
Waar reageer je op?
Geef in je eerste alinea ieder geval aan op welk verzoek of welke mededeling je reageert. Als je dat niet doet val je wel erg met de deur in huis.
Dus:
In uw brief van 4 juni 2008 vraagt u of u in aanmerking komt voor een invalidenparkeerplaats voor uw woning.
Goed nieuws of slecht nieuws?
Als je goed of neutraal nieuws hebt kun je dat het beste zo snel mogelijk, dus in de eerste alinea vermelden. Slecht nieuws zet je in de tweede alinea. Verder geef je in de eerste alinea nog kort aan wat het doel is van je brief.
Voorbeeld:
In uw brief van 4 juni 2008 vraagt u of u in aanmerking komt voor een invalidenparkeerplaats voor uw woning. Wij hebben uw gegevens bekeken en daaruit blijkt dat u inderdaad recht hebt op zo’n parkeerplaats. In deze brief zetten wij de procedure voor u uiteen.
Referentiegegevens
Referentiegegevens vermeld je ook in de openingsalinea. Hierbij moet je denken aan zaken als adresgegevens, kadastrale gegevens en contractnummers. Zet deze gegevens wel in aparte zinnen en prop ze niet tussen komma’s in een andere zin.
Vermelding van afhandeltermijnen
Als deze van toepassing zijn, moet je ze vermelden in de eerste alinea van de brief.
Niet doen
Brieven die met een cliché beginnen, komen ouderwets over. We gebruiken dus geen clichés meer. Standaardformuleringen die je liever vermijdt, zijn bijvoorbeeld:
- Naar aanleiding van…
- Onder verwijzing naar…
- Onder dankzegging voor…
- In antwoord op…
- Refererend aan…
- Hierbij delen wij u mee…
